Steigende Komplexität ist heute ein Merkmal in vielen Bereichen der Geschäftswelt, sowie auch häufig unser ständiger Begleiter im Alltag.
Sind komplexe Prozesse und Strukturen sowie eine hohe Produktvarianz die einzig richtige Antwort auf steigende Marktbedürfnisse?
- Bei einer Versicherungsgesellschaft wurde ein Kunde zunächst mit 5 Mitarbeitern verbunden bevor er zum richtigen Ansprechpartner gelangt.
- Ein Restaurant führt 58 Gerichte auf der Speisekarte.
- Abteilungsleiter Herr M. hat ca. 5 Besprechungen (1 – 1,5 Std.) am Tag ohne nennenswerte produktive Ergebnisse, die zum Geschäftserfolg beitragen.
- Ein durchschnittlicher Nutzer einer bestimmten Software nutzt weniger als 10% der angebotenen Funktionen
- Ein Unternehmen baut sein Artikelsortiment jährlich um 9% aus ohne bestehende Produkte zu bereinigen.
- In vielen Unternehmen werden ständig neue Prozesse geschaffen, ohne die bestehenden Prozesse zu optimieren, zu überdenken oder zu streichen.
- Ein Unternehmen benötigt 10 Wochen zur Fertigstellung eines Auftrags, der 11 Schnittstellen durchläuft und über 90% Warte-, Liege-, Transport- und Abstimmungszeiten verzeichnet.
Komplexität führt nicht nur zu einem enorm hohen Ressourcenaufwand (Kosten, Personal, Zeit) sondern schafft oft zusätzlich Unzufriedenheit beim Kunden.
Einige erfolgreiche Unternehmen wie z.B. Aldi und Ikea haben das Prinzip Einfachheit frühzeitig erkannt und für sich und seine Kunden genutzt und es zu einer Philosophie entwickelt.
Komplexitätstreiber
Ohne Zweifel sind die Marktanforderungen in fast allen Branchen größer geworden. Steigende Marktdynamik und Wettbewerb, Globalisierung und steigende Kundenanforderungen.
Es stellt sich die Frage wie wir damit umgehen.
Viele Unternehmen beantworten hohe externe Marktanforderungen auch mit hoher interner Vielfalt an ständig wachsenden Produkt- und Prozessvarianten.
Andere hingegen sind bestrebt, die externe Komplexitätszunahme ohne ein Ausufern der internen Komplexität (Strukturen und Prozesse) und der Produktbreite (Anzahl, Varianten) zu managen.
Wege zur Einfachheit
So setzt SCANIA, einer der profitabelsten Lkw-Hersteller der Welt, konsequent auf das Prinzip der Einfachheit. Einfache Konstruktionen, einfache Produktionsprozesse, Vermeidung von Verschwendung, einfaches Produktportfolio und schlanke Führungsstrukturen. Viele Wettbewerber haben ein deutlich breiteres Produktportfolio, eine höhere Prozessvielfalt und Schnittstellendichte.
Schon vor Jahren hat man erkannt, dass im Bereich der Maschinen- und Komponentenhersteller die erfolgreichsten Unternehmen bezüglich Rentabilität und Wachstum einfacher organisiert sind als der Wettbewerb. Die Schwächen der Konkurrenz lagen in einer sehr breiten Produktpalette, in langen Wertschöpfungsketten mit entsprechend vielen Schnittstellen, Prozessverlusten und in komplexen Strukturen und langen Entscheidungs- und Kommunikationswegen.
Schnelligkeit und Prozessgeschwindigkeit sind heute eines der erfolgsentscheidenden Kriterien in fast allen Branchen und deren Märkten.
- Ursache / Wirkung: welches sind Ihre Komplexitätstreiber und wie reagieren Sie darauf?
- Wert: Was ist für Ihre Kunden und Ihr Kerngeschäft / -prozesse wirklich wichtig?
- Verzicht: worauf können (sollten) Sie verzichten? – wo können Sie Ballast abwerfen?
- Wesentliches: welche Schritte bleiben übrig um Ergebnisse und Ziele schneller und sicherer zu erreichen?
Eines der führenden Unternehmen in seiner Branche hat eine klare Strategie. Für jedes neue eingeführte Produkt wird ein altes Produkt aus dem Sortiment genommen. Es begrenzt dadurch seine Komplexitätskosten erheblich, verzichtet auf Maximierung des Umsatzes und ist unter dem Strich hochprofitabel.
Kann auch übrigens im privaten Umfeld angewendet werden: Für jedes neu gekaufte Kleidungsstück gibt man ein altes Teil zur Second Hand Börse. Ergebnis: Der Kleiderschrank bleibt übersichtlich und aktuell.
Konzentration auf das Wesentliche
Es geht darum auf das Nicht Notwendige zu verzichten um erfolgreicher, schneller und in vielen Fällen stressfreier zu besseren Ergebnissen zu gelangen.
Produktportfolio, Prozesse und Strukturen konsequent vereinfachen und neu zu gestalten wo es sinnvoll ist. Externe Komplexitätszunahme intern beherrschbar machen.
So kann Einfachheit und Konzentration auf das Wesentliche ein Schlüssel zu höherer Wettbewerbsfähigkeit werden.
Wo liegen Ihre Komplexitätstreiber und wie reagieren Sie darauf?
Beispiele zur Vereinfachung
1. Wertschöpfungsketten vereinfachen
Sind unsere Prozessketten (z.B. der Auftragsdurchlauf) schnell, schnittstellenarm und transparent?
- Wir haben unsere Kernprozesse um alle nicht notwendigen Schnittstellen und Prozessschritte verkürzt und haben kurze und schnelle Kommunikationswege sichergestellt.
- Verantwortungsbereiche im Prozess sind klar und eindeutig festgelegt.
- Ausnahmen (Varianten, Sonderwünsche) klären wir vor Prozessbeginn, nicht erst im Prozess.
- Die größtmögliche Einfachheit und Prozesssicherheit in unseren Geschäftsprozessen haben wir umgesetzt.
2. Arbeitsprozesse & Arbeitsumgebung vereinfachen
Sind unsere Arbeitsprozesse in Produktion & Verwaltung effizient, verlustarm und flexibel?
- Unproduktive Prozessanteile (Such-,Weg-, Warte,- und Störzeiten, etc.) haben wir deutlich reduziert.
- Unsere Arbeitsplätze sind transparent, einfach und ergonomisch gestaltet.
- Nur wirklich benötigte Materialien und Arbeitsmittel sind im Prozessumfeld angeordnet und visualisiert.
- Materialflüsse und Bereitstellflächen sind logisch aufgebaut und visualisiert.
- Alle wiederkehrenden Arbeitsprozesse sind gemeinsam mit den Beteiligten vereinfacht und standardisiert.
- Alle Abweichungen vom Standard sind auf den 1. Blick zu erkennen.
3. Kommunikationsprozesse vereinfachen
Ist unsere unternehmensweite Kommunikation zeitsparend, zielgerichtet und ergebnisorientiert?
- Kommunikation findet nicht mehr in endlosen Besprechungen statt, sondern im Rahmen eines strukturierten Ablaufs. Dazu haben wir in allen Bereichen ein aktives Kommunikationssystem implementiert
- Eine tägliche und kurze Regelkommunikation informiert in jedem Bereich vor Ort und zeitnah die Beteiligten über die Entwicklung der wichtigsten Kennzahlen, Abweichungen und ggf. Maßnahmen.
- Themenbesprechungen werden zu bestimmten aktuellen Schwerpunktthemen eingeleitet. Eingeladen werden nur die Teilnehmer, die direkt am Thema beteiligt sind. Notwendige Informationen zum Thema werden vorab an die Teilnehmer übermittelt.
Alle Meetings haben einen festen Zeitrahmen, einen strukturierten Ablauf, eine Agenda zu den Unterpunkten und einen Moderator, der für das Zeitmanagement und die kurze Dokumentation der Ergebnisse verantwortlich ist.
„Gute Organisation ist immer einfach…“
Wann vereinfachen Sie? Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.